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Customer Relationship Management (CRM) und Marketing Strategien

Private Notiz: Nicht alles muss für jeden sichtbar sein

In der Standardversion von Microsoft Dynamics CRM werden Berechtigungen und Zugriffsebenen für vollständige Datensätze einer Entität konfiguriert und nicht für einzelne Attribute für jede Entität. Es ist nicht möglich über eine Sicherheitsrolle zu spezifizieren, dass ein Benutzer einige Felder des Datensatzes sehen darf und andere nicht.

In der Praxis kommt es jedoch sehr oft vor, das ein Großteil der Attribute eines Datensatzes gemeinsam von vielen Benutzern verwendet werden - jedoch gibt es auch die Anforderung nach einer "privaten Zone". In diesem Bereich sollen Informationen hinterlegt werden können, die nur vom Besitzer dieser privaten oder vertraulichen Informationen eingesehen und bearbeitet werden können.

Eine sichere Methode diese Aufgabe zu lösen, ist die Definition einer benutzerdefinierten Entität, die sich auf einen übergeordneten Datensatz bezieht. Benutzerdefinierte Entitäten können so konfiguriert werden, dass der Zugriff entsprechend eingeschränkt wird.

Schritt 1: Hinzufügen einer neuen Entität für private Notizen

In unserem Beispiel wollen wir in einer neuen Entität Private Notizen die Möglichkeit schaffen, Notizen zu hinterlegen, die nur vom Besitzer der Notiz angezeigt und geändert werden können. Die neue Entität soll im Navigationsmenü für Kontakte sichtbar sein. Im ersten Schritt, fügen wir die neue Entität hinzu:
  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Einstellungen, klicken Sie auf Anpassung und dann auf Entitäten anpassen.
  2. Klicken Sie auf Neu.
  3. Definieren Sie die allgemein im CRM verwendeten Namen für Anzeigenamen und Pluralname wie folgt:
    Anzeigename: Private Notiz; Pluralname: Private Notizen; Besitz: Organisation
    Geben Sie eine Beschreibung ein und entfernen Sie die Häkchen bei all den anderen Feldern mit Ausnahme Offlineverfügbarkeit und Notiz.
  4. Klicken Sie auf die Registerkarte Primäres Attribut und ändern Sie den Anzeigenamen auf Betreff und Maximale Länge auf 150.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

    Screenshot Entität erstellen

  6. Abb 1: Screenshot - Erstellen einer benutzerdefinierten Entität

Hinzufügen von Attributen

Durch das Speichern der neuen Entität werden automatisch einige Systemattribute angelegt. In der weiteren Folge müssen noch jene Attribute hinzugefügt werden, die in der Eingabemaske erscheinen sollen. In unserem Beispiel ist dies das Attribut Beschreibung.
  1. Zum Hinzufügen eines neuen Attributs klicken Sie im Bereich Details auf Attribute.
  2. Klicken Sie auf der Aktionssymbolleiste auf Neu und bestimmen Sie die Attribute wie folgt:
    • Geben Sie in das Feld Anzeigename einen eindeutigen Namen für das Attribut (z. B. Beschreibung) ein.
    • Bestimmen Sie Typ (z.B. ntext), Maximale Länge (z. B. 2000) und sonstige Parameter und tragen Sie eine Beschreibung Ihrer Wahl ein.
  3. Klicken Sie zum Erstellen des Attributs Speichern und Schließen.
  4. Falls notwendig wiederholen Sie die Schritte 1-3, um weitere Attribute hinzuzufügen.

Hinzufügen von Beziehungen

Beziehungen werden zwischen Entitäten definiert. Die Entität, die die untergeordneten Datensätze darstellt, wird als verknüpfte Entität (im Gegensatz zur primären Entität) bezeichnet. Für die verknüpfte Entität wird ein Beziehungsattribut erstellt, damit die Datensätze einen Verweis auf einen übergeordneten Datensatz speichern können.

Durch Zuordnungen wird die Dateneingabe beim Erstellen neuer Datensätze optimiert, die einem anderen Datensatz zugeordnet sind, d.h. Werte zugeordneter Felder werden automatisch kopiert. In unserem Beispiel wollen wir eine Beziehung zur Entität Kontakt herstellen.
  1. Zum Hinzufügen einer neuen Beziehung für Kontakt öffnen Sie die Entität Kontakt und klicken Sie im Bereich Details auf 1:n Beziehungen.
  2. Klicken Sie auf der Aktionssymbolleiste auf Neue 1:n Beziehung und bestimmen Sie die Werte wie folgt:
    • Wählen Sie als Verknüpfte Entität die Entität Private Notiz.
    • Bestimmen Sie Anzeigename (z.B. Kontakt) und ändern Sie den Verhaltenstyp auf Übergeordnet.
  3. Klicken Sie zum Erstellen der Beziehung Speichern.
  4. Klicken Sie anschließend im Bereich Details auf Zuordnungen.
  5. Klicken Sie auf Neu und ordnen Sie Zielentitätsattribute der neuen Entität den Quellenentitätsattributen entsprechend zu.
  6. Klicken Sie Speichern und Schließen.

Ändern des Hauptanwendungsformulars und Ansichten

  1. Öffnen Sie die neu erstellte Entität Private Notiz.
  2. Zum Ändern des Hauptanwendungsformulars klicken Sie im Bereich Details auf Formulare und Ansichten.
  3. In der erscheinenden Liste selektieren Sie Formular und bestimmen dort welche Felder in welcher Form angezeigt werden sollen.
  4. Klicken Sie nach getaner Arbeit auf Speichern und Schließen.

    Screenshot Hauptanwendungsformular

  5. Abb 2: Screenshot - Ändern des Hauptanwendungsformulars
Analog dazu können Sie auch die Hauptansicht der neuen Entität auf Ihre Bedürfnisse anpassen.

Veröffentlichung der neuen Entität

  1. Veröffentlichen Sie Ihre Anpassungen der neuen Entität, wenn Sie damit fertig sind:
    • Klicken Sie zum Veröffentlichen von Anpassungen für die Entität, die Sie gerade bearbeiten, im Menü Aktionen auf Veröffentlichen.
    • Öffnen Sie zum gleichzeitigen Veröffentlichen von Anpassungen für alle Entitäten die Liste Entitäten anpassen. Klicken Sie im Menü Weitere Aktionen auf Alle Anpassungen veröffentlichen.
    • Öffnen Sie zum Veröffentlichen von Anpassungen für bestimmte Entitäten die Liste Entitäten anpassen, und wählen Sie die Entitäten aus, die Sie veröffentlichen möchten. Klicken Sie auf der Aktionssymbolleiste auf Veröffentlichen.

Schritt 2: Ändern der Sicherheitsrollen

In diesem Schritt ändern wir die Sicherheitsrollen für all jene Benutzer, die die neue Entität Private Notiz verwenden dürfen. Die neue Entität erscheint im Navigationsbereich für Kontakte immer dann, wenn der Benutzer die entsprechenden Rechte besitzt:
  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Einstellungen und dann auf Verwaltung und anschließend auf Sicherheitsrollen.
  2. Doppelklicken Sie eine entsprechende Sicherheitsrolle (z.B. Vertriebsmitarbeiter).
  3. Wechseln Sie in den Register Benutzerdefinierte Entitäten.
  4. Im nächsten Dialogfenster selektieren Sie  die entsprechenden Zugriffsrechte für die Entität Private Notiz analog untenstehendem Screenshot. Bitte beachten Sie, dass ein Großteil der Rechte nur auf Benutzerebene zu vergeben ist, damit die Notizen privat und vertraulich für den Benutzer bleiben.
  5. Klicken Sie auf Speichern und schließen.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 1-5 falls notwendig für weitere Sicherheitsrollen.


  7. Screenshot Sicherheitsrolle
    Abb 3: Screenshot - Ändern der Sicherheitsrolle

Die benutzerdefinierte Entität steht nun beim Aufrufen eines Kontaktes für berechtigte Benutzer zur Verfügung.

Screenshot Private Notiz
Abb 4: Screenshot - Private Notizen für Kontakte

Viel Spaß beim Ausprobieren. Für Fragen stehe ich Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung
Ihr CRMCoach Christian Pusch